Personuppgifter | Catena AB

Catena AB

Allmänt

Vår målsättning är att du som kommer i kontakt med oss, ska känna dig trygg med vår behandling av dina personuppgifter. Din personliga integritet värdesätter vi högt och vi arbetar aktivt med skydd för personuppgifter. I denna Personuppgiftspolicy beskriver vi hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning såsom Dataskyddsförordningen (GDPR). Syftet med denna policy är att på ett tydligt och transparent sätt informera om hur vi samlar in och hanterar dina personuppgifter på ett säkert sätt, men för att inte policyn ska bli för lång att läsa har vi lyft upp de behandlingar som är vanligast förekommande och de som kan antas påverka dig mest. Du hittar också information om vilka rättigheter du har och hur du kan utöva dessa.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är en upplysning som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person.

Personuppgiftsansvarig

Catena AB (härefter ”Catena”), org. nr 556294-1715, med adress Box 5003, 25005 Helsingborg, tel. 042-449 22 00, e-post info@catenafastigheter.se är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som vi behandlar och som beskrivs i denna policy.

Tredje parts länkar

Vår webbplats innehåller länkar till andra webbplatser. Catena ansvarar inte för behandling av personuppgifter som sker via, eller på, dessa webbplatser.

Hur du navigerar i denna policy

För att du ska hitta relevant information om vilka uppgifter vi behandlar, varför och hur länge, har vi valt att skikta informationen utifrån vilken relation vi har med dig. Är du kontaktperson hos eller representeras någon av våra kunder, hittar du info under rubriken ”Kontaktperson hos kund”. Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev hittar du info under rubriken ”Prenumeranter, nyhetsbrev”, om du har besökt någon av våra fastigheter så hittar du mer info under ”Besökare i våra fastigheter”, osv.

Kontaktperson hos kund

I samband med att vi tecknar avtal med ett företag kommer vi samla in nödvändiga kontaktuppgifter för att säkerställa att vi kan leverera våra tjänster, kommunicera viktig information samt bjuda in till evenemang och enkätundersökningar.

Ändamål	Fullgöra vårt åtagande mot kund, leverera våra tjänster och erbjuda god kundvård samt kommunicera viktig information. En del uppgifter kan även användas för att uppfylla rättsliga förpliktelser, såsom bokföringslagen.
Typer av personuppgifter	Namn, adress, telefonnummer och e-post. Personnummer om du är enskild företagare.
Laglig grund	Berättigat intresse och rättslig förpliktelse.
Tidsintervall	Så länge du representerar vår kund. Så snart vi får information om att ny kontaktperson är utsedd, kommer vi uppdatera våra system. Däremot kan vi behandla dina uppgifter längre i exempelvis e-post och dokument, för att det utgör underlag för överenskommelse mellan Catena och din arbetsgivare. I bokföringen sparas uppgifterna i 10 år.

Hyresgäster (privatpersoner)

När du som privatperson ingår hyresavtal med Catena, kommer vi att behandla dina personuppgifter för administration och leverans, för att fullgöra vårt åtagande mot dig och fakturera för våra tjänster. Kontaktar du oss med frågor, synpunkter eller felanmälningar, kommer det vara nödvändigt för oss att hantera dina kontaktuppgifter för att hjälpa dig. Utöver de uppgifter som du lämnar till oss kan vi komma att inhämta information från kreditupplysningsföretag, Lantmäteriet samt offentliga register och samordna den informationen med den du lämnat till oss.

Ändamål	Administrera och uppfylla våra åtaganden under hyresavtalet samt vår bokföringsskyldighet.
Typer av personuppgifter	Namn, adress, personnummer, telefonnummer och e-post
Laglig grund	Avtal respektive rättslig förpliktelse
Tidsintervall	Så länge du är kund. Däremot kan vi behandla dina uppgifter längre i exempelvis e-post och dokument. I bokföringen sparas uppgifterna i 10 år.

Prenumerant, nyhetsbrev

Till våra nyhetsbrevsprenumeranter skickar vi ut information och marknadsföring. Uppgifterna insamlas när du lämnat samtycke, vilket kan ske via vår webbplats eller vid fysisk kontakt när vi träffats på en mässa eller annat evenemang. Däri ingår att Catena kan anpassa nyhetsbrev efter de preferenser och behov du angett.

Ändamål	För att marknadsföra av våra egna och/eller särskilt utvalda samarbetspartners erbjudanden och kunna sprida relevant information.
Typer av personuppgifter	Namn och e-post.
Laglig grund	Samtycke.
Tidsintervall	Så länge vi har ditt samtycke. Återkallar du ditt samtycke, upphör vi skicka nyhetsbrev till dig (läs mer under avsnitt ”dina rättigheter”).

Besökare i våra fastigheter

I vissa av Catenas fastigheter finns passer- och bevakningssystem av vilka några administreras av Catena. Både Catena, den som är hyresgäst hos oss samt anställda hos och besökare till hyresgästen, har ett intresse av att fastigheterna har passer- och bevakningssystem med hänsyn till säkerhet, ordning och i brottsförebyggande syfte. Kamerabevakning sker i enlighet med Kamerabevakningslagen och de begränsningar som följer av Dataskyddsförordningen.

Ändamål	I syfte att öka säkerhet och trygghet vid och i våra fastigheter har vi installerat passer- och övervakningssystem
Typer av personuppgifter	Filminspelning, utan ljud.
Laglig grund	Berättigat intresse. Risken bedöms som rimlig i jämförelse med risken att utsättas för brott om trygghetskameror inte funnits i fastigheten.
Tidsintervall	Max två månader från inspelning, såvida inte inspelningen behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vid misstanke om brott kan bildmaterialet komma att lämnas ut till polisen och vid utredning av skada även delas med skadehanterare.

Eventdeltagare

Om du eller någon på din arbetsplats har anmält dig till ett event som vi arrangerar själva, eller tillsammans med andra, kommer vi behandla dina personuppgifter för att du ska kunna delta och få den bästa upplevelsen. Uppgifter som vi samlar in i samband med evenemang kan innehålla uppgift om hälsa (matallergier).

Ändamål	Administrera ditt deltagande, ta hänsyn till matpreferenser och anpassa oss efter dina önskemål.
Typer av personuppgifter	Namn, e-post, telefonnummer, företag, matpreferens och allergier.
Laglig grund	Samtycke respektive berättigat intresse.
Tidsintervall	Uppgifter raderas i anslutning till eventets avslut. Vid event som återkommer sparas föregående events deltagare till dess det senaste eventet avslutats.

Webbplatsbesökare

Om du samtycker till cookies på vår webbplats kan vi utveckla den utefter hur du som besökare använder vår webbplats. Läs mer i vår cookie policy.

Ändamål	För att analysera användningen av vår webbplats och utveckla den utifrån besökarnas upplevelse.
Typer av personuppgifter	IP-adress och operativsystem, svarstid för sidor, nedladdningsfel, hur du nådde och lämnade vår webbplats
Laglig grund	Samtycke
Tidsintervall	Varje cookie har en unik lagringstid, se mer info i vår cookie policy.

Vilka kan vi komma att dela din information med?

Catena kan komma att dela dina personuppgifter med andra personuppgiftsansvariga. Dessa organisationer kommer behandla dina personuppgifter för egna syften. Det kan handla om exempelvis hyresgästorganisationer, försäkringsbolag eller inkassobolag.

I syfte att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter enligt ovan beskrivning använder vi externa parter som helt agerar på vår instruktion, så kallade personuppgiftsbiträden. De kategorier av mottagare som hjälper oss med dessa behandlingar är IT- och systemleverantörer för kommunikationsprogram, CRM-system och liknande.

I de fall vi samarbetar med en annan aktör för att exempelvis arrangera ett evenemang kan vi komma att dela personuppgifter sinsemellan i liknande syften och då agera gemensamt personuppgiftsansvarig.

Överföring till s.k. tredje land

När vi överför dina personuppgifter till en leverantör, samarbetspartner eller annan aktör, gör vi det i syfte att få hjälp att utföra vissa behandlingsaktiviteter. När en sådan mottagare finns i s.k. tredje land (ett land utanför EU/EES) säkerställer vi extra noggrant vilka mottagare vi använder och vilka säkerhetsåtgärder de kan erbjuda för att du ska känna dig trygg i hur vi behandlar dina personuppgifter.

För alla dessa överföringar ser vi till att det slutits så kallade standardavtalsklausuler (SCCs), eller att motsvarande godkänd överföringsmekanism finns på plats i enlighet med kapitel V i GDPR. Detta för att i så stor mån som möjligt se till att uppgifterna behandlas lika säkert som om mottagaren hade befunnit sig inom EU/EES. Vi vill trots detta uppmärksamma er på att nationell lagstiftning i mottagarländerna (exv. USA) i vissa fall kan tillåta deras myndigheter att komma åt uppgifterna genom deras säkerhetslagstiftning.

Dina rättigheter

Som beskrivits i inledningen innehåller vår personuppgiftspolicy, för att inte göra den onödigt lång och komplicerad, endast de behandlingar som är vanligast förekommande och vilka mest kan antas påverka dig. Vill du ha en detaljerad redogörelse för vilka specifika uppgifter vi har om just dig, kan du alltid utnyttja din rätt till tillgång, beskriven nedan, eller ställa en fråga till oss.

Rätt till tillgång

Du har rätt att erhålla ett registerutdrag från Catena om bland annat vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller kommer lämnas till. Begäran om registerutdrag skall göras skriftligt och identifiering ska kunna styrkas på ett säkert sätt. V i kan även komma att efterfråga kompletterande uppgifter för att vi ska kunna identifiera dig.

Rätt till radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas, om behandlingen av personuppgifterna t.ex. inte längre är nödvändig för det ändamål de behandlas, grundar sig på ditt samtycke och du återkallar det eller behandlas på ett olagligt sätt. Radering gäller dock inte de personuppgifter som vi är skyldiga att bevara enligt rättslig förpliktelse eller som vi behöver behandla för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Viktigt att känna till är att vi behandlar ofta dina personuppgifter för olika, skilda ändamål, i olika system, därför kan tex. ditt namn finnas kvar i våra system för att vi ska kunna leverera enligt hyresgästavtal, trots att personuppgiften har gallrats bort för exempelvis marknadsföringsändamål.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära rättelse av de personuppgifter som behandlas om dig ifall dessa är felaktiga och du har även rätt att begära att vi kompletterar ofullständiga personuppgifter.

Rätt att invända mot och/eller begränsa en behandling av dina personuppgifter

Du har rätt att invända mot eller begränsa behandlingar som utförs av dina personuppgifter. Du kan till exempel begränsa behandlingar om dig tillfälligt om du anser att personuppgifterna varit/är felaktiga – vilket då ger oss tid att utreda. Du har även rätt att specifikt invända mot behandlingar beskrivna nedan:

Berättigat intresse
Du har rätt att invända mot behandlingar av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse (även kallat intresseavvägning). Det innebär att vi då endast har rätt att fortsätta behandla dina personuppgifter om vi kan visa att vårt berättigade intresse överväger ditt intresse av att avsluta behandlingen och dina rättigheter. Detta är enbart tillämpligt på de personuppgiftsbehandlingar som vi utför med stöd av den lagliga grunden berättigat intresse.

Direktmarknadsföring
Om du inte vill att Catena behandlar dina personuppgifter för att skicka marknadsföring, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom att avregistrera dig i våra marknadsföringsmeddelanden. Dessutom har du rätt att invända mot det och då kommer vi upphöra att behandla dina uppgifter för det ändamålet omgående. När vi har mottagit din återkallelse eller invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för det direktmarknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Om behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal och om så är tekniskt möjligt har du rätt till dataportabilitet, alltså att vi hjälper dig överföra personuppgifterna till dig, eller den du väljer, i ett maskinläsbart format. Detta gäller endast de uppgifter som finns i ett strukturerat format och som du själv har tillhandahållit oss.

Kontakta oss

Vill du utnyttja någon av dina rättigheter eller har frågor, kontakta oss på info@catenafastigheter.se eller skicka brev till Catena AB, Box 5003, 25005 Helsingborg.

Kontakta tillsynsmyndigheten

Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att Catena behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning. Vi uppskattar att du tar kontakt med oss i första hand så att vi får chansen att lösa eventuellt problem. Mer information hittar du här: https://www.imy.se/privatperson/utfora-arenden/lamna-ett-klagomal/.

Uppdatering av denna personuppgiftspolicy

Från tid till annan kan vi göra ändringar till vår personuppgiftspolicy, i samband med att vi utvecklar vårt erbjudande. Vi kommer informera dig om du berörs av väsentliga ändringar. Den senaste versionen hittar du alltid på vår webbplats.

Versionshistorik:

Ver. 1.0	2018-05-22
Ver. 1.1	2019-10-02	(uppdatering kring bild och film)
Ver. 1.2	2021-11-30	(strukturförändring och förtydligande)